Datenschutz

Stand 15.10.2026. Dieser Text beschreibt den tatsächlichen Zustand der Anwendung.

Wer verantwortlich ist

SolveITKL, Inhaber Nirojh Sritharan
Maxstr. 7, 67659 Kaiserslautern
Telefon: 0631 41436555
E-Mail: info@solve-it-kl.de

Das Wichtigste vorweg

Diese Seite setzt keine Analysewerkzeuge ein — kein Google Analytics, kein Matomo, keine Zählpixel, keine Werbenetzwerke. Es werden keine Schriften, Skripte oder Bilder von fremden Servern nachgeladen. Alles kommt vom eigenen Server in Deutschland. Deshalb gibt es hier auch kein Einwilligungsfenster: Es gibt nichts einzuwilligen.

Zwei verschiedene Rollen

Für die Daten, die Sie auf dieser Seite hinterlassen — Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Konto — sind wir Verantwortlicher.

Für die Arbeitszeiten der Mitarbeiter eines Kundenbetriebs sind wir Auftragsverarbeiter. Verantwortlich ist dort der Betrieb, der sie erfasst. Wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen.

Was erfasst wird

Beim Anlegen eines Betriebs: Name des Betriebs, Branche, Bundesland, Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, ein verschlüsseltes Passwort sowie die IP-Adresse zum Zeitpunkt der Registrierung (als Nachweis der Einwilligung).

Beim Stempeln: wer, wann, wo und wie lange gearbeitet hat, sowie auf welchem Weg gestempelt wurde (QR-Code, Knopf, Nachtrag). Wenn das Gerät einen Standort liefert und der Mitarbeiter das erlaubt hat, wird er mitgespeichert — nur zur Plausibilität, nie als Bedingung. Ohne Standort wird ebenso gestempelt.

Nicht erfasst wird: Es gibt keine Felder für Lohnbeträge, Bankverbindung oder Diagnosen und keine Bewegungsprofile zwischen den Einsätzen. Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit) werden nur mit Art und Zeitraum geführt. Unterlagen wie Lohnzettel, Verträge oder Bescheinigungen können Personal und Inhaber als Datei ablegen (siehe Weitere Funktionen).

Server-Protokolle

Der Server hält jeden Abruf technisch fest: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung. Das dient der Sicherheit und der Fehlersuche, Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Anmelde-Protokoll

Zur Sicherheit und um Missbrauch zu erkennen (etwa durchprobierte Passwörter oder unbekannte Geräte), wird jede Anmeldung festgehalten — in der App, im Browser, in der Webansicht der App, beim Beitritt mit Code und über „angemeldet bleiben“: Zeitpunkt, Betrieb und Zugang, Art der Anmeldung, Ergebnis (erfolgreich, fehlgeschlagen, gesperrt), Plattform, App-Fassung, eine kurze Gerätebeschreibung (z. B. „iPhone · Safari“) und die gekürzte IP-Adresse (IPv4 ohne die letzte Zahl, IPv6 nur die ersten 48 Bit) samt einer nicht umkehrbaren Prüfsumme der IP, um wiederholte Versuche zuzuordnen. Passwörter werden nie gespeichert; bei einem Fehlversuch steht statt des eingegebenen Namens nur eine nicht umkehrbare Prüfsumme. Anmeldungen aus den Netzen von Apple und Google (Prüfung der App für die Stores) werden als solche markiert; dazu wird beim Anmelden der Rechnername der IP-Adresse abgefragt, gespeichert wird nur das Ergebnis. Einsehen kann das Protokoll nur der Betreiber — jeder Blick hinein wird seinerseits protokolliert —, nicht der Betrieb. Die Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cookies

Es wird ein einziges Cookie gesetzt: das Sitzungscookie, das Sie angemeldet hält, sowie ein Wert zum Schutz vor gefälschten Formularen. Beide sind technisch notwendig und verschwinden beim Abmelden. Es gibt keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken.

Die App für Android und iPhone

Für die App gilt alles Vorstehende unverändert — sie spricht denselben Server an und speichert dieselben Daten. Einige Dinge kommen hinzu, die es nur auf einem Mobilgerät gibt.

Standort: Beim Ein- und Ausstempeln fragt die App einmalig den Standort ab und speichert ihn zum Stempel. Sie müssen das nicht erlauben: Wer ablehnt, stempelt ohne Ortsangabe weiter — nichts wird gesperrt, nichts wird vermerkt. Die App fordert ausdrücklich keinen Zugriff auf den Standort im Hintergrund an. Sie kann also nicht sehen, wo jemand zwischen den Stempeln ist, und tut es auch nicht.

Standort beim Stempeln im Einzelnen (Stand 11.10.2026)

Wann: nur im Augenblick des Ein- oder Ausstempelns, einmalig je Stempel — in der App und auf der Stempelseite im Browser — und nur, wenn der Mitarbeiter die Standortfreigabe auf seinem Gerät erlaubt hat. Ohne Erlaubnis wird genauso gestempelt.

Was gespeichert wird: Breiten- und Längengrad, so wie das Gerät sie liefert, als Teil des jeweiligen Zeiteintrags. Liefert das Einstempeln keinen Standort, wird der beim Ausstempeln übernommen; sonst bleibt es bei dem vom Einstempeln. Es gibt keine Standortreihe, keine Ortung zwischen den Stempeln und keine eigene Standort-Tabelle.

Wozu: als Plausibilitätsnachweis für den Betrieb, dass am Einsatzort gestempelt wurde. Der Standort ist nie Bedingung für das Stempeln und löst keine automatische Entscheidung aus. Er wird im Einsatzbuch derzeit nirgends angezeigt und ist weder im Datenexport des Betriebs noch in der Übergabe der Arbeitszeiten enthalten.

Abstand zum Objekt: Neuere App-Versionen können — ebenfalls nur mit Erlaubnis — beim Laden der Objektliste den aktuellen Standort mitschicken. Der Server rechnet daraus nur den Abstand zu den eigenen Objekten (auf 10 m gerundet) und schickt ihn zurück; dieser Standort wird dabei nicht gespeichert und auch nicht protokolliert: Die App überträgt ihn in einer Kopfzeile der Anfrage, nicht in der aufgerufenen Adresse, die im Server-Protokoll steht (siehe Server-Protokolle). Die Anschriften der Objekte erhalten Mitarbeiter nur für den eigenen Einsatz heute und morgen bzw. das Objekt, an dem sie gerade eingestempelt sind.

Wie lange: so lange wie der Zeiteintrag, zu dem er gehört — eine eigene, kürzere Löschfrist gibt es nicht. Löscht ein Mitarbeiter seinen Zugang, bleiben die Arbeitszeiten samt Standort für die gesetzliche Aufbewahrung beim Betrieb, ohne Namen. Löscht der Inhaber den Betrieb, wird nach der Frist von 14 Tagen alles entfernt. In den Datensicherungen verbleiben Daten danach noch höchstens so lange, wie diese aufbewahrt werden: tägliche Sicherungen 14 Tage, wöchentliche 8 Wochen.

Kamera: Sie wird nur geöffnet, während Sie einen QR-Aufkleber scannen. Das Kamerabild wird nicht gespeichert und nicht übertragen; ausgewertet wird ausschließlich der Code darin. Ohne Kameraerlaubnis wählen Sie den Einsatzort aus der Liste.

Fotos zur Arbeit: Neuere App-Versionen bieten nach dem Stempeln an, Fotos der erledigten Arbeit (z. B. vorher/nachher) aufzunehmen oder aus der Galerie zu wählen. Das geschieht nur, wenn Sie es selbst auslösen; die App erhält nur die Fotos, die Sie auswählen, nicht Ihre übrige Galerie. Vor dem Speichern wird jedes Foto neu berechnet (höchstens 2048 Pixel); dabei werden alle Metadaten entfernt, auch der Ort, an dem das Foto aufgenommen wurde. Gespeichert werden das Foto, der Aufnahmezeitpunkt, wer es übertragen hat und zu welchem Objekt es gehört. Die Fotos sieht nur der Betrieb (Mitarbeiter nur ihre eigenen, die Schichtleitung die ihrer Objekte, Inhaber und Verwaltung alle); einen Zugriff für Kunden gibt es nicht. Sie dienen dem Nachweis der Arbeit gegenüber dem Kunden. Mitgespeichert werden die Art (vorher/nachher/sonstiges), eine freiwillige Beschreibung, die Zuordnung zum Stempel sowie die Prüfung durch die Leitung (wer, wann, ggf. Grund einer Ablehnung). Abgelehnte Fotos werden archiviert, nicht gelöscht. Warten auf einem Gerät Fotos länger als 24 Stunden auf die Übertragung, meldet die App nur deren Anzahl; der Inhaber erhält dann höchstens einmal täglich eine E-Mail mit Name der Person und Anzahl. Bitte fotografieren Sie keine Personen.

Was auf dem Gerät bleibt: Stempel werden zuerst auf dem Gerät gespeichert und dann übertragen — sonst wäre Zeiterfassung im Funkloch unmöglich. Bis zur Übertragung liegen sie in einer App-eigenen Datenbank, die kein anderes Programm lesen kann. Der Zugangsschlüssel liegt im Schlüsselbund des Geräts (Keychain bzw. Keystore), nicht in den gewöhnlichen Einstellungen. Beim Abmelden wird beides gelöscht.

Was die App nicht tut: Sie enthält keine Werbebausteine, keine Analysewerkzeuge und keine Absturzmelder von Drittanbietern. Sie erfasst keine Gerätekennung, kein Adressbuch, keine Fotos ohne Ihr Zutun, keine anderen Apps. Die App selbst überträgt nichts an Dritte – sie spricht nur unseren Server an (was der Server weitergibt, steht unter Zusammenspiel mit S+ und splus und Weitere Funktionen). Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt. Käufe finden nicht in der App statt.

Zugang löschen: Unter einsatzbuch.de/konto können Sie Ihren Zugang selbst löschen lassen — auch ohne die App, über jeden Browser. Was dabei passiert, steht unter Wie lange.

Schriften

Die Seite lädt keine Google Fonts. Ein Einbinden über Googles Server würde die IP-Adresse jedes Besuchers dorthin übertragen; das Landgericht München hat darin 2022 eine Verletzung des Persönlichkeitsrechts gesehen (Az. 3 O 17493/20). Verwendet werden ausschließlich Schriften, die auf Ihrem Gerät bereits vorhanden sind.

Google Search Console

Im Quelltext steht eine Kennung, mit der gegenüber Google belegt wird, dass uns diese Seite gehört. Dabei wird nichts geladen, nichts gesendet und kein Cookie gesetzt. Google erhält über diese Kennung keine Daten Ihrer Besuche.

E-Mails

Bestätigungs- und Passwortmails sowie Hinweise an den Inhaber (z. B. zu nicht übertragenen Fotos) versenden wir über ein Postfach bei unserem Hoster. Ihre Adresse verlässt dabei Deutschland nicht und wird nicht für Werbung verwendet.

Werbung

In der kostenlosen Stufe zeigen wir Hinweise auf unsere eigenen Unternehmen (SolveITKL, SolveClean, THANU Translation). Dabei wird nichts über Sie ausgewertet und nichts an Dritte gemeldet — ausgespielt wird allein nach der Branche, die der Betrieb selbst angegeben hat. Wer zahlt, sieht keine Werbung.

Maschinelle Übersetzung von Arbeitsanweisungen

Damit Mitarbeiter Arbeitsanweisungen in ihrer Sprache lesen können, kann das Einsatzbuch Arbeitsinhalte – zum Beispiel die Texte von Hinweisfenstern – maschinell übersetzen (Englisch, Französisch, Ukrainisch, Russisch, Arabisch, Persisch, Tamil). Dazu wird der Text an einen Übersetzungsdienst übermittelt, je nach Einstellung an die DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Köln, oder an die Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland (Azure AI Translator, Verarbeitung in Rechenzentren in Europa).

Es werden keine personenbezogenen Daten übermittelt. Vor dem Versand entfernt das Einsatzbuch automatisch E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Bankverbindungen, Links mit Zugangscodes sowie die Namen von Personen und Kunden und ersetzt sie durch neutrale Platzhalter (z. B. „[Name]“). Chat-Nachrichten, Namen, Kontaktdaten, Kundennamen und Bewertungen werden nie übersetzt und nie übermittelt. Weil der Dienst übermittelte Texte je nach Tarif auch zur Verbesserung seiner Übersetzung nutzen darf, senden wir ausschließlich solche Arbeitsinhalte ohne Personenbezug. Jede Übersetzung wird einmal erstellt und beim Betrieb gespeichert; eine Übersetzung von Hand hat immer Vorrang und wird nie überschrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (verständliche Arbeitsanweisungen und Arbeitssicherheit für Mitarbeiter mit anderer Muttersprache). Solange kein Übersetzungsdienst eingerichtet ist, ist die Funktion ausgeschaltet.

Hinweisfenster und Benachrichtigungen

Der Inhaber kann Hinweisfenster anlegen, die beim Öffnen sowie nach dem Ein- oder Ausstempeln erscheinen, auf Wunsch nur an bestimmten Objekten, Wochentagen oder in bestimmten Sprachen. Je Person wird gespeichert, wann ein Fenster erstmals und zuletzt gesehen, wie oft es angezeigt, ob es bestätigt („zur Kenntnis genommen“), auf später verschoben oder angeklickt wurde. Diese Übersicht kann der Inhaber einsehen und als Tabelle herunterladen. Neuere App-Versionen zeigen ein Fenster nach dem Stempeln zusätzlich als Benachrichtigung auf dem Gerät; diese erzeugt die App selbst. Push-Dienste von Google oder Apple nutzt das Einsatzbuch nicht. Die App erinnert außerdem lokal an Fotos, die noch nicht übertragen sind.

Zusammenspiel mit S+ und splus

S+ (splus-app.de) und splus, die bisherige Anwendung, sind Anwendungen desselben Anbieters, SolveITKL, und laufen beim selben Hoster in Deutschland. Sie sind daher keine Dritten. Ein Austausch von Betriebsdaten findet nur für den Betrieb des Anbieters statt, der diese Anwendungen nebeneinander nutzt – für alle anderen Betriebe nicht (zu Meldungen an den Anbieter siehe unten). Jede Anfrage zwischen Einsatzbuch und S+ ist mit einem gemeinsamen Geheimnis signiert (HMAC, höchstens 5 Minuten gültig).

Mängel nach dem Einstempeln: Ist die Funktion eingeschaltet, fragt das Einsatzbuch nach dem Einstempeln bei S+ die offenen Mängel des Objekts aus Qualitätsberichten ab. Übermittelt werden nur die Objekt-Zuordnung (Kennung des Objekts in splus), die Sprache und der Beginn der laufenden Schicht – kein Name, keine E-Mail-Adresse. S+ liefert Bereich, Text, Datum, Dringlichkeit und die Anzahl der Fotos; Kunde, Prüfer und Anschrift nie. Die Fotos aus der Prüfung reicht das Einsatzbuch nur durch, und nur an Personen, die gerade an diesem Objekt eingestempelt sind. Gespeichert wird dabei nichts; das Ergebnis liegt höchstens 5 Minuten im Zwischenspeicher des Servers, ein Foto bis zu 10 Minuten im Zwischenspeicher des Geräts.

Arbeitszeiten: Damit beide Anwendungen denselben Stand zeigen, liefert das Einsatzbuch S+ auf signierte Anfrage die hier erfassten Zeiten (E-Mail-Adresse der Person, Datum, Beginn, Ende, Pause, Objekt, Erfassungsart, Status, auch laufende Stempel). Umgekehrt holt das Einsatzbuch für die Personen des Betriebs anhand ihrer E-Mail-Adresse die in S+ bzw. splus erfassten Zeiten und zeigt sie nur an („aus S+“, „aus Staff“); bearbeitet wird nur im Ursprungssystem. Diese Kopien bleiben gespeichert, solange die Arbeitszeiten aufzubewahren sind. Fertige Zeiten holt splus zudem wie bisher hier ab (Übergabe der Arbeitszeiten).

Schichtplan, Objekte und QR-Aufkleber: Aus splus liest das Einsatzbuch – nur lesend – die geplanten Einsätze der nächsten 60 Tage, die Objekte mit Name und Objekt-Anschrift, die E-Mail-Adresse und den Beschäftigungsstatus der Mitarbeiter (zur Zuordnung) sowie die alten splus-QR-Aufkleber, deren Code hier nur als Prüfsumme gespeichert wird. Daraus entstehen Schichten und Einsatzorte im Einsatzbuch.

Meldungen an den Anbieter: Registriert sich ein neuer Betrieb, meldet das Einsatzbuch Betriebsname, die E-Mail-Domain (nicht die Adresse), Branche, Ort und das Ende der Testphase an S+. S+ benachrichtigt uns als Betreiber per Push-Benachrichtigung (Firebase Cloud Messaging, Google) und nur ersatzweise über Telegram (Telegram FZ-LLC, Dubai; Übermittlung in ein Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss, nach Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Gehäufte Fehlanmeldungen meldet das Einsatzbuch ebenfalls an S+, ohne Benutzernamen und ohne vollständige IP-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO (vollständige Arbeitszeiterfassung und Arbeitsorganisation des Betriebs, sichere Umstellung zwischen den Anwendungen, zügige Bearbeitung von Registrierungen und Schutz vor Angriffen), bei Beschäftigten in Verbindung mit § 26 BDSG.

Weitere Funktionen

Profilbild: freiwillig; jedes Bild wird neu berechnet, dabei fallen alle Metadaten weg, auch der Aufnahmeort.

Notizen und Rapporte: Notizen sieht nur, wer sie verfasst hat, geteilte auch die Schichtleitung. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Rapporte des laufenden und vorigen Monats; Schichtleitung und Inhaber sehen die ihres Bereichs und können sie mit Protokoll berichtigen.

Unterlagen: Personal und Inhaber können Unterlagen (z. B. Lohnzettel, Verträge, Bescheinigungen) für eine Person ablegen. Die eigenen sieht jede Person, auch nach dem Ausscheiden; fremde nur Personal und Inhaber, die Lohnbuchhaltung zusätzlich die Lohnzettel, die Schichtleitung keine. Ist die Texterkennung eingerichtet, können Personal bzw. Inhaber sie für eine Unterlage per Knopfdruck auslösen: Dann wird ein Bild der ersten Seite – nicht die Datei – an den Dienst OCR.space (api.ocr.space) geschickt und der erkannte Text gespeichert. Ohne diesen Knopfdruck verlässt keine Unterlage den Server.

Wetter: Für die Wetteranzeige fragt der Server bei Open-Meteo (api.open-meteo.com) nach dem Wetter am Betriebsort – nur mit einer auf etwa einen Kilometer gerundeten Koordinate, ohne Namen, Anschrift oder Standort von Mitarbeitern.

Datenschutz-Prüfung: Täglich prüft der Server automatisch, ob Mitarbeiter nur sehen, was sie sehen dürfen. Der Bericht nennt nur Bezeichnungen von Fundstellen, nie die Werte selbst.

Trennung der Betriebe

Die Daten verschiedener Betriebe werden getrennt gehalten und sind gegenseitig nicht einsehbar. Diese Trennung ist nicht nur eine Zusage, sondern technisch erzwungen und durch automatisierte Tests abgesichert, die bei jeder Änderung laufen.

Zugriff durch den Betreiber

Für Unterstützung im Störungsfall kann der Betreiber in die Daten eines Betriebs sehen. Jeder solche Zugriff wird mit Zeitpunkt, Person und Grund protokolliert. Das Protokoll kann niemand löschen — es ist der Nachweis, falls je darüber gestritten wird, ob eine Arbeitszeit nachträglich verändert wurde.

Wo die Daten liegen

Auf Servern der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG in Deutschland, mit der ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Die Übertragung ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS). Eine Übermittlung in Drittländer findet nur in den oben genannten Fällen statt (Benachrichtigung des Anbieters über Google bzw. ersatzweise Telegram; bei der Texterkennung, die nur auf Knopfdruck läuft, richtet sich der Verarbeitungsort nach dem Dienst OCR.space).

Wie lange

Arbeitszeiten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und werden für deren Dauer aufbewahrt — auch dann, wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlässt. Sein Zugang wird gelöscht und sein Name von den Zeiten gelöst; die Zeiten selbst bleiben. Löscht ein Inhaber seinen Betrieb, werden nach einer Frist von 14 Tagen alle Daten entfernt; über die Löschung wird ein Nachweis erstellt.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch, außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.

Auskunft und Übertragbarkeit sind im Konto ohne Umweg möglich: Ein Inhaber kann alle Daten seines Betriebs jederzeit maschinenlesbar herunterladen und den Betrieb selbst löschen — ohne uns zu fragen.